入札説明会とは？目的・流れ・参加時の注意点をわかりやすく解説

入札説明会は、入札公告や仕様書だけでは分かりにくい点を発注者が補足し、入札参加者の理解を揃えるために行われます。

参加が必須か任意か、どのような内容が説明されるのかを正しく把握していないと、見積や提案の前提を誤るおそれがあります。

本記事では、入札説明会の基本的な位置づけから、参加判断の考え方、事前準備や説明会後の対応までを解説します。国の省庁や地方自治体の入札に参加することを考えている事業者の方にとって役立つ内容ですので、是非最後までご覧ください。

入札説明会とは

入札説明会とは、発注者が入札参加予定者に対して、当該案件の内容や入札手続に関する事項を説明するために行われるものです。主に、公告後から入札書提出までの期間に開催され、入札説明書や仕様書の内容を補足し、入札参加者の事業趣旨等の理解を得ることを目的としています。

入札説明会が実施される目的

入札説明会の最大の目的は、入札参加者全員が同一の情報を共有し、条件の解釈に差が生じないようにすることです。

具体的には、仕様書や設計図書だけでは読み取りにくい業務範囲の考え方、前提条件、留意事項などを発注者が口頭で補足し、参加者からの質問を受け付けることで、認識のズレを防ぐことを目的としています。

これにより、入札参加者が十分な理解の下で見積り・技術資料・提案書等を作成することで適正な競争が行われ、また契約後の実施工程でのトラブル等を未然に防ぐことなどが期待できます。

入札説明会が実施される案件は？

入札説明会を実施するかどうかの判断は、基本的に発注者に委ねられています。

参考となる指針として、総務省の委員会である官民競争入札等監理委員会の指針「官民競争入札及び民間競争入札の実施要項に関する指針」で「入札に関する説明や質疑応答を適切に行い」との記述があります。

また、自治体によっては、事務処理要領等で実施する場合の要件を定めていることもあります。

入札説明会で説明される主な内容

入札説明会では、入札説明書や仕様書に記載された内容を中心に、発注者から補足説明が行われます。説明される事項は案件ごとに異なりますが、共通して扱われる内容には一定の傾向があります。

ここでは、入札説明会で説明される主な内容を整理します。

業務・工事の概要と業務範囲

必ずと言ってよいのが、当該案件の目的や背景、業務・工事の概要の説明です。

仕様書に記載されている内容をなぞる形で説明されることが多いものの、仕様書の文言の解釈や発注者が重視している業務上のポイントなどの補足が期待されます。

これらは、見積条件や業務実施体制の構築に影響することが考えられます。

仕様書・設計図書に関する補足説明

仕様書や設計図書についての補足説明が行われることがあります。文章だけでは読み取りにくい部分や、誤解が生じやすい箇所について、発注者が意図を説明するケースです。

例として、業務の成果物の定義、作業手順の前提条件、既存資料やシステムの有無などが説明されることが考えられます。

提出書類に関する説明

入札において技術提案等が行われる場合、提出書類に関する説明がされる場合もあります。
形式面の不備は失格となることがありますので、自社の認識をチェックする意味でも説明会を有効に活用すると良いでしょう。

契約条件・留意事項の説明

契約書（案）が入札段階で提示された案件の場合、契約条件や留意事項が説明されることもあります。例えば、支払条件、再委託の可否、履行期間中の変更対応、成果物の帰属などが挙げられます。

これらの事項は、入札価格の設定や事業実施上のリスク判断に影響するため、説明会での説明内容を踏まえ、必要に応じ見積内容に反映することが求められます。

入札説明会への参加は必須？それとも任意？

入札説明会への参加が必須か任意かは、案件ごとに異なります。

しかし、以下の理由から入札説明会が開催される場合、特段の事情がない限り参加することが望ましいと言えます。

参加の有無は、単なる手続ではなく、入札対応の精度を左右する判断材料の一つになります。

入札説明会の参加要否は案件ごとに異なる

入札説明会については、「参加必須」とされる案件と、「任意参加」とされる案件があります。どちらに該当するかは、入札公告や入札説明書に明記されています。

例えば、「入札説明会に参加した者のみが入札に参加できる」といった記載がある場合、説明会への不参加はそのまま入札参加資格を失うことを意味します。一方で、「任意参加」とされている場合には、説明会に参加しなくても形式上は入札に参加できます。

したがって、参加要否の判断を自己解釈で行うのは危険です。参加の要否や不参加時の取り扱いについては、必ず公告・入札説明書の原文を確認し、記載どおりに理解する必要があります。

必須でない場合でも、参加しないことによるリスクがある

説明会への参加が任意とされている場合でも、参加しないことで実務上のリスクが生じる可能性があります。

例えば、仕様書・設計図書・仕様書等の解釈を誤認している場合、入札説明会に参加することで正しい認識に理解を改めることが可能になります。

業務範囲や前提条件の認識にズレがあると、他社と勝負になる見積額を提示できないことや、仮に受注できた場合も想定以上の工数を要するなどの事態が懸念されます。

また、他の参加者がどのような点に疑問を持っているかを知る機会を逃すことにもなります。説明会で出た質問内容は、案件の難点や注意点を把握する手がかりになる場合があります。

入札説明会が開催される案件は、一定の難易度がある

そもそも、入札説明会が開催される案件は、仕様や条件が比較的複雑であることが多い傾向にあります。業務内容が多岐にわたる場合や、現地条件・体制要件などが重要となる案件では書面のみで十分な説明をすることが難しい場合もあり、説明会が設けられます。

そのため、形式上は任意参加であっても、実務上は説明会への参加が前提と考えた方が安全です。説明会に参加することで、案件の全体像や注意点を整理したうえで、入札に参加するかどうかを判断できます。

入札説明会に向けた事前準備と当日のポイント

入札説明会を有効活用するためには、説明会当日までの準備が重要です。事前準備の有無によって、説明内容の理解度や、見積・提案への反映精度に差が生まれます。

ここでは、説明会に向けた事前準備と、当日に押さえておくべきポイントを整理します。

公告・仕様書を事前に読み込む

入札説明会に参加する前に、入札公告、入札説明書、仕様書は必ず一通り確認しておく必要があります。

説明会は、これらの書類を前提として進められるため、内容を把握していない状態では、説明の意図や補足の意味を正確に理解できません。

見積・提案につながる説明を意識して聞く

入札説明会では、案件の概要説明に加えて、仕様書の補足や注意点が説明されることがあります。すべての説明を同じ重みで受け取るのではなく、見積金額や提案内容に直接影響する説明に注意を向けることが重要です。

発注者の説明の仕方や強調される部分から、どの要素を重要視しているのかを確認し、後続の見積や提案に反映できるよう整理しておくことが求められます。

質問は他社にも共有されることを前提に行う

入札説明会や、別途行われる質問書を通じた質疑応答では、質問内容と回答が参加者全体に共有されるのが一般的です。

そのため、質問を行う際には、自社だけの事情や戦略が過度に伝わらないよう注意が必要です。例えば、仕様が抽象的な箇所について「○○でも可か」と質問することで、競合他社はどの企業の製品・サービスを指しているか分かってしまうこともあります。

入札説明会後にやるべきこと

入札説明会は、参加した時点で終わりではありません。説明会で得られた情報を整理し、次の対応につなげることが重要です。

ここでは、入札説明会後に行うべき対応を整理します。

入札説明会で得られた情報の整理と社内共有

入札説明会では、仕様書の補足説明や注意点、質疑応答を通じて、公告や入札説明書だけでは把握しきれなかった情報が得られます。まずは、説明内容を整理し、社内で共有することが必要です。

特に、仕様・前提条件・業務範囲について自社の認識と差があった点や、リスクになり得る事項は、社内で素早く共有し、入札に参加するかどうかも含めてこれまでの判断を見直すことも検討します。

説明会を通じて業務負担やリスクが想定以上に大きいと判断される場合は、無理に応札せず見送るという判断も一つの選択肢です。

見積額・提案内容への反映

社内で整理した情報は、速やかに見積作業や提案内容に反映させる必要があります。特に、業務量の考え方や体制要件、作業スケジュールに関する説明は、見積額に直接影響します。

説明会で得られた情報を反映せずに見積りを行うと、発注者の想定と乖離した金額や内容になるおそれがあります。その結果、価格面や提案内容で不利になるだけでなく、落札後の履行段階で問題が生じる可能性もあります。

また、提案書等を提出する案件では、説明会で把握した発注者の関心事項や重視する点を踏まえ、記載内容を調整することが重要です。

まとめ

入札説明会は、発注者から案件内容や入札条件についての説明を受け、発注者と入札参加者間の認識を合わせるための重要な機会です。

参加の要否は案件ごとに異なりますが、説明会が開催される案件では、仕様や条件に一定の複雑さがあることが多く、入札対応の精度を高めるうえでは参加することが推奨されます。

説明会では、業務範囲や前提条件、提出書類、スケジュールなど、見積や提案に直結する情報が整理して示されます。説明内容を踏まえて見積額や提案内容に反映させることで、入札条件の誤解や受注後のリスクを抑えることができます。

入札説明会を有効活用して案件獲得の機会を増やすためには、そもそも入札公告を早期に把握して入札に向けて準備することが欠かせません。しかし、実際には発注者ごとに異なる入札情報を個別に確認する負担が大きく、見落としが生じる可能性もあります。

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