公共入札で使用する入札書の送り方 【封筒選びや宛名の書き方も解説】

近年、公共入札において電子入札システムの導入が進んでおり、企業が紙によって入札する（＝紙入札）機会は少なくなってきました。

一方で、電子入札システムの準備が間に合わないケースなど、紙入札を行う機会がゼロになっているわけではありません。

そこで本コラムでは、入札書の書き方や、紙入札の場合の送付方法について、詳しく解説していきます。

入札書とは

入札書とは、公共入札で公示・公告された一般競争入札や指名競争入札の案件に入札する際、入札金額を記載し、発注機関に提出する書類のことを指します。

従来は、（電子入札システムが存在せず）紙による入札が通常であったため、入札書にはボールペンや万年筆など、消えない筆記用具によって入札金額やその他必要事項を記載の上、発注機関に直接提出するか、郵送する必要がありました。

一方で、最近では電子入札システムの浸透に伴い、必要事項を入力すると、入札書にその内容が反映され、オンラインでそのまま送信できるケースが一般的となっています。

発注機関が電子入札システムを導入してきた理由のひとつに、入札関連業務の効率化があります。そのため、システム利用の準備が間に合わないケースを除いて、入札者に対して電子入札システムを利用するよう求めている官公庁・自治体が多くなっています。

例えば、国土交通省の場合、「やむを得ないと認められる事由により電子入札の続行が不可能であり、かつ全体の入札手続きに影響がないと認められる場合についてのみ、当該入札参加者について、電子入札から紙入札への変更を認める」としています。

その上で、「やむを得ない事由」として、システム障害により締切に間に合わない場合や、電子証明書が失効、閉塞、破損等で使用不可となった場合を例示しています。

参考：https://www.kkr.mlit.go.jp/ninfo/kijyunbuppin.pdf

入札書の主な記載事項

入札書は、すべての発注機関で統一された仕様があるわけでなく、多くの発注機関がそれぞれ異なるフォーマットを保有・運用しています。

ただし、そもそも入札書の目的は入札金額の提示であり、複雑な内容を記載するものではありません。そのため、どの発注機関も概ね同じようなフォーマットを運用しています。

入札書の記載事項としては、主に次のようなものがあります。

（入札書の主な記載事項）

• 開札日
• 住所・商号又は名称・代表者職氏名
• 入札金額
• 入札案件番号（発注機関により公示・公告されている番号）
• 入札件名（発注機関により公示・公告されている件名）
  ※印鑑の押印

紙入札でこれらの内容を入札書に記載する場合には、特に案件番号や件名の記載に誤字・脱字があると、入札が認められないケースがあるため、十分に注意が必要です。

なお、こうした入札書のフォーマットは発注機関のWebサイト上で公開されているケースが多いです。入札を検討している発注機関の入札書が気になる場合には、Webサイトを事前にチェックし、ダウンロードしてみると良いでしょう。入札書と合わせて、記入例も用意されていることが多いので、合わせてチェックしておきましょう。

参考：https://www.city.katsuyama.fukui.jp/uploaded/attachment/10132.pdf

紙の入札書を作成する際の注意点

ここからは、実際にやむを得ない理由で紙の入札書を作成する際に注意しておきたいポイントを紹介していきます。

記載事項を間違えたら、新たに作成しなおそう

前述の通り、入札書にはボールペンや万年筆など、消えない筆記用具で記載する必要があります。取り消し線等で書き直したのものでは認められない恐れがあるため、誤字脱字があった際には、ダウンロードした入札書をプリントアウトして新たに書き直すようにしましょう。

押印する印鑑は、参加資格申請書と同様のものを

公共入札に参加するためには、原則として各発注機関の入札参加資格の取得が必要です。そして、資格取得の際には、参加資格申請書に押印して申請することになります。この時に押印した印鑑と、入札書の印鑑が異なると、入札が認められないケースがあります。必ず、同じ印鑑を押印しましょう。

見積金額は税抜き価格を記載すること

最近では、法律により消費者に対して総額表示が義務付けられたことで、税込価格に慣れている方も少なくないでしょう。しかし公共入札は事業者間の取引にあたるため、そうした法律は適用されず、入札書に記載する見積金額は税抜き価格が基本です。

作成前に提出期限を確認しておこう

公共入札は、案件の公示・公告から入札までのスケジュールが5〜10日程度と短いものが多く、タイミングによっては入札書を作成しているうちに提出期限が過ぎてしまうケースもあります。こうしたケースを避けるためにも、入札書作成前に提出期限を確認しましょう。

入札書には必ず捨印を押印しておこう

入札書の提出後、記載内容に誤りがあった場合でも、捨印によって訂正が可能になることがあります。どのような誤りかによって、認められるかどうかはケースバイケースであるものの、不要なリスクを避けるためにも、捨印を忘れずに押印しておきましょう。

紙の入札書を郵送するための方法

発注機関だけでなく、入札事業者の業務効率を高めるためにも、入札の際には電子入札システムを活用することが望ましいと言えます。

ただし、公共入札に参入する上では、電子入札システムを利用できないケースなど、やむを得ず紙の入札書を郵送して入札しなければならない状況も想定しておくと安心です。

そこでここからは、作成した入札書を直接窓口に提出または郵送するための方法を解説していきます。

入札書の封筒の書き方

郵送する場合はもちろん、窓口に提出する場合であっても、入札書は封筒に入れる必要があります。

これは他の入札者から入札金額を見られないようにして、公共入札の公平性と透明性を確保するために求められる配慮です。そして、この入札内容は、入札機関終了まで秘密事項とされます。

ここで使用する封筒についても、全発注機関で統一されたフォーマットはなく、サイズや記載する内容はそれぞれ異なります。そのため、紙入札の際には、提出前に封筒の様式についても発注機関に確認しておきましょう。

一般的に、封筒には次のような項目を記載します。

（入札書の封筒への主な記載項目）

• 宛名
• 案件の契約番号、工事番号など
• 案件名
• 「入札書在中」という表記
• 提出年月日
• 会社住所
• 会社名
• 会社代表者名

入札書の封筒に押印は必要？

上記の封筒例の画像を見ると、裏面の3箇所、封筒の継ぎ目に封印（封緘）がしてあることがわかります。

原則としては、このように割印の形で、糊付けされている各継ぎ目への押印が求められます。ただし、最近では封筒への押印は不要としている自治体も少なくありません。

例えば、宮崎県えびの市の場合、入札書の記載例に「封筒への押印は不要」である旨が記載されています。

参考：https://www.city.ebino.lg.jp/material/files/group/4/201214144143202106011639273f.pdf

入札書の作成は余裕を持って

前述した通り、公共入札において案件が公示・公告されてから入札までの期間は5〜10日程度と短いケースが多く、入札する事業者側に時間的な余裕がないことが少なくありません。

こうした中で、入札書の作成を急いでいると、誤字脱字などのケアレスミスが生じ、入札そのものに悪影響を及ぼすおそれがあります。

このようなリスクを避け、スムーズに入札するためには、公告・公示された案件情報を極力スピーディにキャッチすることが重要です。

そして、最近ではスピーディな情報収集を実現するツールとして、入札情報速報サービスが注目されています。

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